各处级单位、二级学院：
为提高学校档案工作的质量和管理水平，更好地为学校和社会提供档案利用服务，做好我校2020年度档案归档整理工作，请各部门领导强化档案意识，高度重视档案归档工作，进一步做好我校2020年度档案的归档工作，把维护档案（文件）安全当作事关学校教育改革、发展的大事来抓。按照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）及教育厅相关要求，请各部门及时收集、整理归档材料，确保各类应归档材料及时、完整、系统、准确归档。任何部门和个人不得将应归档材料据为己有。现将有关事项通知如下：
一、归档时间
1、从2019年1月1日至12月31日本部门在工作活动中直接形成的，能反映学校各项工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等不同形式的载体材料均属本部门档案的归档范围，请各部门于2020年5月15日前进行预立卷并在档案管理软件上（http://172.16.98.101/)进行著录。具体归档范围可参照《陕西能源职业技术学院档案归档范围和保管期限》。档案著录时，只能在IE浏览器中使用,每个部门移交档案具体时间见附件1。
2、2019年9月1日至2020年8月31日形成的教学档案，请教务处、各二级学院等教学部门于2020年9-10月进行整理和预立卷，10月底之前移交至档案室。
3、财会类档案，在本部门保管2年，在第3年的第一季度归档，移交学校综合档案室。
4、科研、产品、基建、仪器、设备、声像等专题性、成套性档案，对于周期较短的项目材料，一般在项目完成通过鉴定验收3个月内归档，对于周期较长的材料，可按阶段分批归档。
二、归档范围
1、本部门在各项工作、各种活动中直接形成的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本部门档案的归档范围，具体归档范围可参照《陕西能源职业技术学校档案管理工作规范》中档案归档范围和保管期限表。
2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如光盘、照片等需附有文字说明）。声像、电子类文件材料作为纸质材料的副本，随纸质文件材料一同归档。
3、以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等应归档，在校际交流中具有保存价值的实物档案也在归档范围。
4、加强对应归档而未及时归档的档案材料的收集和归档，如部分基建工程改建、扩建、地上、地下管网的建设材料等。
5、 校级及校级以上会议或活动材料（如党代会、教代会、职代会、大学生运动会等）、重要比赛（如省级技能大赛）、校企合作材料等。
*各二级学院必须归档资料有：会议记录、学生优秀毕业论文（每个二级学院推荐5篇）、2020届毕业生合影以及其他重要合影的纸质照片及电子照片（需附有文字说明）。优秀的教师教案以及其他具有保存价值的相关资料。
三.归档要求
1、部门负责人对要归档的文件材料进行严格审核并在备考表上签字确认。
2、归档材料必须保持档案材料的原始性、系统性、准确性、完整性。归档材料必须是原件，若确无原件，方可归复印件（复印件上要加盖部门公章）；合同必须为原件或正本；照片类要附有文字说明并上交光盘或电子图片；奖牌、奖杯及对外交流活动的纪念品、赠品等实物要附有简要的文字说明。
3、产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门和个人协助提供材料。
4、归档的文件材料种类、份数以及文件的页数应齐全完整。件内文件材料按顺序编排页号，无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。
5、归档的文件材料，要求字迹工整，线条清晰，纸质优良，规格统一，签字盖章齐备。用笔规范，不得用铅笔、普通圆珠笔、水彩笔、复写纸书写。
6、档案归档整理所需各种表格（卷内目录、备考表、移交目录等）请在陕能职院档案管理群 QQ群中下载或直接在“南大之星”档案管理系统中录入完成后直接打印。
四、其他注意事项
1.各部门归档工作中若有问题请与档案室及时联系。
联系电话：029-33665031，档案工作QQ群: 238847893。
* 2.各部门兼职档案人员如有变动，请及时与学校综合档案室取得联系。
五、档案移交程序
移交档案时，各类档案经交接双方检查核对无误，按归档要求验收后,正式办理移交手续，填写“档案移交目录”一式两份，双方签字移交接收，各执一份以便查档。
附件1：部门移交档案具体时间
附件2：陕西能源职业技术学院档案案卷移交目录
陕西能源职业技术学院
2020年4月29日
附件1
