关于做好2016年档案归档工作的通知

各处级部门：

按照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）和相关档案法律、法规的要求，为做好我院2016年档案归档工作，确保各类档案及时、完整、系统、准确归档，更好地为社会以及学院的教学、科研、管理等各项工作服务，现将有关事宜通知如下：

一、归档范围

1、本部门在工作活动中直接形成的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本部门档案的归档范围，具体归档范围可参照《陕西能源职业技术学院档案归档范围和保管期限》的有关规定。

2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（光盘、照片等）。声像、电子类文件材料作为纸质材料的副本，随纸质文件材料一同归档。

3、以学院名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在院际交流中具有保存价值的实物档案。

4、2016届毕业生合影以及其他重要合影照片及电子照片（如学院全体教师合影）。

5．加强对应归档而未及时归档的档案材料的收集和归档，如部分基建工程改建、扩建、地上、地下管网的建设资料。

6.院级以上会议或活动材料（如校庆材料、教代会、职代会等）、重要比赛（如学院主办的省级技能大赛）、校企合作材料等。

7.著名校友以及对学院建设有重要贡献的社会人士的各种材料。

二、归档要求

1.各部门负责人安排本部门档案归档计划，督促本部门工作人员将已经处理完毕的、有价值的文件材料交至本部门兼职档案员，任何部门和个人不得将应归档材料据为己有；各部门兼职档案员具体负责本部门的档案归档工作，切实履行自己的工作职责；部门负责人对要归档的文件材料进行严格审核并签字确认。

2.归档材料必须保持档案材料的原始性、系统性、准确性、完整性。归档材料必须是原件，若无原件，则可归复印件（复印件上要加盖部门公章）；合同必须为原件或正本；照片类要附有文字说明并上交光盘或电子图片；奖牌、奖杯及对外交流活动的纪念品、赠品等实物要附有简要的文字说明。

3.归档材料要求字迹清楚、排版美观、用纸规范，要能反映学院教学、管理、教育实践等活动的全过程，要能对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不能缺项、漏项，并对本部门的档案目录或全文进行录入（涉密文件除外），以便检索、查阅。

4.产生的文件材料涉及多个部门的，由主管部门负责归档，相关部门和个人协助提供材料。

5．档案归档整理所需各种表格（卷内目录、备考表、移交目录等请在学院陕能职院档案QQ管理群中下载。QQ群号为238847893）

三、归档时间

1. 2015年9月1日至2016年8月31日形成的教学档案，教务处、各系（部）等教学部门于2016年10-11月进行整理和预立卷，11月底之前移交至学院综合档案室。

2.2015年度各类综合性文件、科研项目、实物，以及其它能按年度归档的档案材料（4月份、5月份曾两次在QQ办公群里通知），请未交部门于10月底之前移交至档案室。

四、填报兼职档案员（兼职档案人员登记表见附件2）

由于我院重新调整机构设置和人员编制，所以需要各系（部）、处（室）重新填报兼职档案人员。

五、其他注意事项

1.移交档案时，各类档案经交接双方检查核对无误，按归档要求验收后,正式办理移交手续，填写“档案移交目录”一式两份，交接双方签字后各执一份备查。

2.各部门归档工作中若有问题请与档案室及时联系。联系电话：33665031，档案工作QQ群:238847893。

党政办公室

2016年9月18日