各处级单位、二级学院：

依据《陕西能源职业技术学院档案管理制度汇编》、《陕西能源职业技术学院档案工作规范》规定，为确保学校2023年度文件归档工作顺利开展、按时完成，现将相关要求通知如下：

一、归档范围：

1.2022年度及之前年份，学校党群、行政、教学、科研、基建、出版、外事、人事、财会等各项管理工作中形成的具有保存价值的文件材料（纸质、电子、照片等载体形式）；

2.学校在教学、科研、管理工作中荣获的省部级以上集体获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等，以及学校重大活动中形成的具有保存价值的实物及实物清册；

3.学生档案及学生在校期间形成的各类需归入个人档案的文件材料；

4.其他往年应归档，但尚未归档的文件材料。

二、归档时间：

1.学校各单位形成的档案材料，应按学校综合档案室的规定整理立卷后在次年5月底前归档；

2.各学院和教学单位形成的教学文件材料，应按学校综合档案室的规定整理后归档。2023届毕业生学业成绩表、学籍异动表和学籍登记表应在当年10月底前归档；其他教学综合管理文件材料应在次年4月底前归档；

3.科研类档案应当在项目完成后次年6月底前归档；

4.基建类档案应当在项目完成后3个月内归档；

5.仪器设备类档案应当在完成验收后的6个月内归档；

6.财会类档案在会计年度终了后，暂由档案生成单位保管3年，期满后于每年9月底前向学校综合档案室移交；

7.声像类档案应由宣传部整理完成后在次年4月底前归档，毕业生合影照片应于当年10月底前归档；

8.各立卷单位形成的实物档案应即时归档；

9.重大活动档案应当在活动结束后2个月内归档。

为做好2023年度文件归档工作，学校学校综合档案室将提供业务指导服务。请各单位兼职档案员及时与档案科工作人员联系归档事宜，确保记载学校历史记录的文件材料“应归尽归、应管尽管”。

三、主要事项

1.请档案工作负责人或兼职档案员在2023年发生调整的校属单位填写《归档单位分管领导及兼职档案员情况报送表》（附件1），签字盖章报送学校综合档案室。

2.2023年部门移交档案具体时间如附件2所示，请各单位兼职档案员及时归档。

联系方式：029-33665031

附件:1.归档单位分管领导及兼职档案员情况报送表

2.2023年部门移交档案具体时间

                                        图书馆

                                      2023年4月24日

附件1

       归档单位分管领导及兼职档案员情况报送表